一、收文

1、凡發來轉來的正式文件、明傳電報、傳真材料、機密材料及其它公務性重要信件，由辦公室負責及時統一簽收、啟封和登記，并根據文件性質、重要程度、密級、急緩程度適時送辦公室長閱后提出呈辦意見送有關領導或科室。分送各科室的業務性文件，要求各科室負責人傳閱并簽字，一般性業務文件不超過15個工作日送辦公室存檔，對于某些準備隨時查閱的文件，可適當視業務期限的長短而順延保留時日，但工作結束后一定要及時送檔案室存檔。

2、辦公室根據領導批示意見及時送達和督辦來文，對領導和各科室傳閱以及辦理的文件，文秘人員要及時回收并于年底分類裝訂歸檔。

3、領導及科室負責人和工作人員外出開會帶回的文件及會議材料，交辦公室文秘人員登記存查。交辦文件及個人借閱文件必須履行登記手續。

二、發文

1、凡以州交通運輸局名義起草的各類公文，均需送辦公室進行核稿，辦公室根據簡練、明了、效能的原則審核并認為必要發文時送主管局長簽發。

2、公文由辦公室依規定編號，主辦科室打印、核對，經辦公室加蓋印章，做好存檔登記工作，及時送還擬稿科分發。對本州發送的一般性業務文件由主辦科負責發送，向省州外發送的一般信件，由辦公室負責通過郵局發送，機密級文件按有關規定渠道發送。一般明傳電報由辦公室簽收、發送。

三、公文簽發

1、公文的草擬必須使用鋼筆或碳素筆，嚴禁用鉛筆或圓珠筆書寫或簽名。若文稿幾經修改，雜亂不清時，擬稿人員重新清稿后方可呈簽，文稿擬成后，起草人要簽名。

2、凡以州交通運輸局名義發出的各類公文，均應先由各文稿起草科室負責同志審定簽字，送辦公室核稿。核稿的重點是，是否需要行文，公文內容，文字表述，文種使用，文件格式等是否符合本辦法的有關規定。

3、凡屬外單位送來的會稿文件，先由業務主管科室負責認真審閱簽字，再由辦公室核稿后送主管局長簽發。

四、文印

1、印制文件要遵守時限要求，保證質量，做到格式正確，字體適當，校對無誤，用紙規范，裝訂整齊，文面清晰，美觀大方。各科室送印的正式文件，必須符合公文辦理的有關規定，凡發現有問題的，經辦科室改正后再行打印。

2、上行文在打印時，必須按規定打印簽發人姓名。

五、公文辦理

1、要按規定時間辦理公文，省交通廳及所屬廳室，州委、州政府交辦件，應在七個工作日內辦理完畢；各部門、各縣市來文，應在十個工作日內作出處理；需要簽復的函件，應在三個工作日內作出答復；緊急的文件或電報，應隨到隨辦；凡來文中限定辦理時間的，按規定的時間辦復。

2、來信內容涉及面廣，問題較復雜，不能在短期內作出答復的，盡可能通知來文機關，講明原因，取得諒解，不得無故積壓不辦或延誤辦復時間。

3、凡需要辦理的公文，其內容涉及局內外有關單位的，主辦科室應主動協商、會簽。辦理時間性強的公文，應實行“走會”（即經辦人持文件當面與會辦單位協商）。重要問題上報公文內容，若有關部門有不同意見要如實寫明。

4、上級機關的公文，除注明為保密件或“不準翻印”的以外，如工作需要經各業務科室負責人提出意見，局領導批準后方可翻印、轉發。翻印時，要注明翻印的機關和時間。